Cuando eres emprendedor, algo fundamental que debes encontrar es cómo ahorrar dinero en tu negocio. Esto se logra básicamente minimizando costos y optimizando recursos. Por supuesto, sabes que debes mantenerte a flote mientras alcanzas un buen volumen de ventas hasta que te sea posible cubrir tus gastos.

Según datos de la CEPAL (Comisión Económica para América Latina y el Caribe), entre un 70% y 80% de los nuevos emprendimientos se van a cierre antes de cumplir 5 años. Un dato alarmante, sin duda, para quienes están interesados en la creación nuevas empresas.

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Ten en cuenta

Normalmente, como empresario, lo primero es pensar en causas externas que puedan afectar tu negocio:

  • Altos impuestos que debas pagar.
  • La feroz competencia en el mercado.
  • Difícil acceso a herramientas financieras.
  • Preferencias de los clientes.

Sin embargo, tras esto hay otra realidad, pues tal como señalan diversos estudios, casi siempre las causas de mayor peso son internas. Entre ellas se señalan:

  • Una administración deficiente.
  • Inexperiencia en los negocios.
  • Gasto innecesario de recursos.
  • Una mala estrategia de crecimiento.

Todo ello puede influir de forma negativa y llevarte en algún punto a dejar atrás tu proyecto de emprendimiento.

Buenas y malas noticias

Entonces, si las principales causas de cierre de las empresas suelen ser internas, quiere decir que en tus manos está hacer algo para evitarlo. 

Una buena estrategia es contar con la asesoría de expertos en pequeñas y medianas empresas, y por supuesto reducir costos tratando de mantener pequeño al equipo de trabajo. En el libro Re-work, de Jason Fried y David Heinemeier Hansson, emprendedores digitales de gran renombre, los autores hacen énfasis en que debes contratar solamente cuando es necesario.

Su empresa 37signals (que posteriormente se convirtió en Basecamp) contaba apenas con una decena de empleados y lograba ventas de millones de dólares anuales

Otro ejemplo es Craiglist, que cuenta con solo 30 empleados para su operación. Para quienes no la conocen, es una plataforma de anuncios con más de 60 millones de usuarios a nivel mundial. 

Saber qué tipo de profesional vas a contratar o cuándo contratarlo no siempre es fácil, pero engeneral puedes guiarte por cualquiera de estos casos:

Si toma mucho tiempo, pero no es una tarea crítica

Si tienes tu trabajo que te va a demorar demasiado tiempo, pero sabes que es relativamentefácil de hacer, puedes delegarla a un tercero para que subcontrates.

Pro-tip: pagar solo por las tareas es una buena opción

Tareas como digitar datos, organizar archivos, enviar correos a clientes, preparar una presentación, redactar artículos o documentos, manejo de redes sociales, entre otras cosas, fácilmente se podrían delegar.

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En este tipo de trabajos, contratar un freelancer te ayuda a optimizar tu tiempo, ya que te permite realizar trabajo más estratégico para tu negocio, puesto que te puedes dedicar a desarrollar los fundamentos del negocio en sí y para lo que es importante tu tiempo.

Tareas que no se hacen a diario

En todo negocio existen actividades que no necesariamente se hacen a diario. Aunque en ocasiones se opta por contratar a una persona de fijo para delegarle este tipo de trabajo, esto deriva en muchas horas muertas y en la asignación de tareas que no contribuyen en nada a la empresa.

En síntesis

Es gasto de planilla con poca retribución. Es mejor contratar a alguien para hacer el trabajo únicamente cuando se requiera. De ese modo te evitas pagar tiempo fijo y prestaciones por gente que esté calentando la silla… a ningún empresario le gusta pagar por eso.

Si requieres asesoría de un profesional

Si tienes poca experiencia en un área específica, algo que definitivamente no es tu fuerte, seguramente vas a necesitar ayuda en ese tema, muchas veces es mejor pedir una asesoría que tratar de aprenderlo tu mismo, por lo menos en un inicio dependiendo a lo que te quieras dedicar en tu emprendimiento.

Existen muchos asesores de negocios que son especialistas en el área de emprendimientos, pequeña empresa o startups como se les conoce en el medio que te pueden ayudar en el área que necesites.

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El objetivo de contratar un consultor es que te guíe sobre cómo organizar y optimizar cualquier área en la que necesites apoyo como: tareas administrativas, organizar al equipo, cómo se ordena el flujo de trabajo, etc.

Luego que el plan está desarrollado, tú te encargas de la ejecución del mismo, sin olvidar que el consultor te puede ir guiando en el camino.

Cuando nadie de tu equipo sepa hacer esa tarea

En ocasiones ocurre que existe algo que necesita hacerse rápido, pero nadie de tu equipo lo sabe hacer, o si lo sabe, solo tiene un conocimiento básico. Podría pensarse que la primera idea es contratar a alguien externo, pero lo que sucede es lo contrario: el trabajo se termina delegando internamente para ver cómo resulta.

Esto suele tener el efecto contrario al objetivo de hacer rápido el trabajo, pues si la persona no cuenta con el conocimiento adecuado, posiblemente deba invertir el tiempo averiguando cómo se hace y al estar aprendiendo, la calidad no se puede comparar con la de un experto.

Lo ideal es subcontratar a un profesional desde el inicio, lo cual te permitirá ahorrar dinero en correcciones de errores.

Si el trabajo se puede hacer remotamente

Existen diversas tareas que puede realizarse a través de internet. Por ejemplo, diseñar, escribir contenidos, traducir, programar, SEO, SEM, digitar, hacer investigaciones, etc. Para ese tipo de trabajos, no es necesario tener a una persona físicamente en una oficina y resulta mucho más económico y práctico contratar a alguien que trabaje desde su casa y te entregue los resultados de acuerdo con un programa o calendario de trabajo

Así es como funciona

Coordina el trabajo a través de una video llamada: El primer paso es definir objetivos a cumplir, determinar el alcance del trabajo y fijar una fecha. Luego defines una serie de entregas parciales para ir midiendo el avance.

*También te puede interesar: cómo definir un proyecto freelance.

Cuando subcontratas a alguien para trabajar desde su casa, tu negocio ahorra espacio y minimiza costos en gastos energéticos, asignación de equipo, etc.

Lo mejor es que incluso puedes contratar en línea a cualquier persona, incluso fuera de tu país y solo pagas por el trabajo realizado. Esto lo puedes conseguir gracias a las plataformas de trabajo freelance.

¿Qué aspectos esenciales tener en cuenta a la hora de subcontratar?

Si vas a contratar un freelancer de cualquier área, ten en cuenta los siguientes puntos a la hora de decidirte por una u otra persona:

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Qué habilidades se requieren

Lo primero que debes hacer es definir qué requisitos necesitas de la persona que contrates y qué habilidades se requieren para hacer el trabajo. Ejemplo: Si el trabajo implica conocimientos técnicos, normas o estándares a seguir, software especializado, etc., consulta al profesional si maneja el tema y pídele que te comente su experiencia.

Portafolio de trabajos que haya realizado

Pídele a la persona un portafolio donde puedas ver su trabajo y si realmente te gusta su estilo. Un consejo es que no veas solo sus trabajos recientes, sino los de hace un par de años atrás. También pregunta por proyectos distintos al de tu área profesional, es decir, la diversidad y versatilidad del trabajo.

La razón es sencilla

De esta forma, verificarás que su calidad sea consistente y que no tiene solo uno o dos trabajos buenos. De esa forma, sabrás que estás tratando con un experto.

Experiencia en el área

En cuanto al tema de la experiencia que el freelancer pueda tener, existen factores a considerar: Todo depende del nivel de dificultad de la tarea a realizar.

Evalúa tus tareas vs tu presupuesto

Si el trabajo no requiere una gran destreza técnica, puedes ahorrar dinero contratando a un freelancer que va comenzando su carrera profesional o que no necesariamente tenga tanta experiencia pero que posea el conocimiento y pueda ir aprendiendo sobre el trabajo.

En cambio, si es un trabajo delicado o que requiere de más conocimientos profesionales o técnicos, mejor busca a una persona más senior que tenga más experiencia y pueda incluso asesorarte.

Grado de confiabilidad

Un factor de suma importancia cuando trabajas con una persona (ya sea de fijo o subcontratada) es, por supuesto, la confianza. Esto no solo se refiere a calidad en el trabajo realizado, sino también al cumplimiento de plazos y metas establecidas.

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Una de las ventajas de contratar un freelancer es que puedes trabajar con él una etapa del proyecto y dependiendo de los resultados, continuar o no.

Sin embargo, a veces puede surgir la inquietud de que le pagues un anticipo al freelancer y te deje el trabajo sin hacer.

Existe una alternativa

Puedes utilizar una plataforma de trabajo freelance de dos formas:

  1. Puedes buscar al profesional que necesitas y pagarle a través de la misma una vez terminado el trabajo.
  2. Si ya has hablado con alguien, puedes suscribir tu proyecto y pedirle que se administre desde la plataforma.

De este modo, le garantizas que su pago estará listo contra entrega y tú te aseguras de que no perderás tu dinero en anticipos, ya que contarás con un sistema de escrow o depósito en garantía para la realización de pagos.

Para terminar, recuerda que la persona externa que contrates debe mostrar entusiasmo y buena disposición para trabajar desde el inicio.

En síntesis

La contratación de personal que ofrece servicios profesionales es una buena estrategia para lograr mantener un equipo pequeño y ahorrar dinero en costos operativos dentro de tu empresa, a la vez que obtienes la mejor ayuda profesional.

Si aprendes a implementar y manejar esta metodología de trabajo, podrás ganar mucho en eficiencia y productividad, mientras delegas tareas y te enfocas en atender y administrar tu negocio.

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