Quienes trabajan en almacenes saben que el centro de su responsabilidad está en tener una buena y correcta gestión de los inventarios de los productos que allí se encuentran. De no ser así la probabilidad de que se pierda mercancía y hayan retrasos en los tiempos de entrega es muy alta, y esto a su vez implica pérdida de dinero y hasta de reputación de una marca o empresa si los clientes dejan de ver en los sitios de compra el objeto en cuestión. En tal sentido es fundamental tener un riguroso control de las entradas y salidas de los depósitos, y que mejor manera que usando herramientas básicas de Excel.
Cabe destacar, que actualmente existen muchos software de uso internacional como lo es SAP que le permiten a las grandes y medianas empresas tener un sistema y control de inventarios, con opción a auditar y verificar los diferentes movimientos realizados por los usuarios en función del material en físico. Sin embargo, adquirir este tipo de sistemas puede resultar costoso si se trata de un pequeño negocio o que está en proceso de expansión y es por ello se hace necesario usar plataformas como Excel, puesto que permite obtener tablas de fácil elaboración y compresión a un precio accesible.
Es decir, que no hay excusas para llevar una adecuada gestión de inventarios si trabajamos en almacenes, porque este aspecto es aún más fundamental en los tiempos que corren donde los usuarios y consumidores quieren tener en sus manos lo que desean en segundos. De ahí que las cuentas de lo que hay y lo que falta comprar o producir deben ir alineadas al plan de ventas para finalmente hacer una planificación óptima y rentable de la empresa en cuestión, lo que es posible con Excel.
Inventarios y planificación con Excel
Excel tiene funciones básicas pero muy útiles que permiten llevar el control de inventarios y planificar en función a ello los insumos a comprar o producir si se trata del sector de manufactura. Los datos necesarios son los nombres o códigos de los artículos, las cantidades estimadas para la venta en un período determinado (semanal o mensual es lo más común), las fechas correspondientes y los números actuales que se tienen en los almacenes de dichos productos. Con todo esto vamos a hacer lo siguiente:
1. En una columna de Excel vamos a situar los nombres o códigos de los productos solicitados y al lado la cantidad solicitada según un período de tiempo establecido.
2. De forma similar al punto anterior se organiza la información de la mercancía que se encuentra en inventario o en físico en los almacenes. Puede ser en la misma hoja de cálculo, lo importante es que entiendas qué valores corresponden al pronóstico de ventas y cuáles a lo existentes.
3. Ahora usaremos la lista de todos los nombres o códigos de productos que existen en nuestros almacenes, es decir que están en inventario, preferiblemente en otra hoja de cálculo pero dentro del mismo libro de Excel. En la columna siguiente vamos a utilizar la función “SUMA” siendo el primer dato de entrada el producto que está en dicha lista en la celda del lado izquierdo y esto lo vamos a igualar a toda la lista que corresponde a la mercancía solicitada.
4. En el punto anterior estamos obteniendo una matriz de 1 y 0, por lo que es necesario multiplicar por 1 y por último por las valores de la columna de las cantidades solicitadas. Para finalmente tener el resumen de lo exigido por ventas vamos a presionar las teclas “Ctrl”, “Shift” y “Enter” (todo al mismo tiempo).
5. Aplicamos el filtro sacando los productos que tengan cantidades igual cero, es decir, que no se hayan solicitado y así sabremos qué se está requiriendo para el período establecido. Y este resumen lo llevaremos a otra hoja de cálculo para comparar lo existente versus lo demandado.
6. Para hacer la planificación y cumplir con las solicitudes se procede a comparar el inventario con el resumen anterior. Para ello usaremos la función “BUSCARV” de la siguiente manera en los datos de mercancía existente:
7. Por último haremos la sustracción o resta entre cantidades de inventario y solicitud de producto para saber si podemos proveer dicha mercancía o sí tenemos déficit y tomemos las acciones respectivas.
¿Qué más podemos aplicar para saber sí estamos deficientes con un producto?
Otra función que podemos usar en Excel para saber cómo está nuestro inventario es “Formato Condicional”, para ello nos ubicamos en el valor de la resta entre lo existente y solicitado y presionamos esta opción, seguido de “Resaltar reglas de celda” y luego “Es menor que…”; ahí establecemos una cantidad que hayamos definido que es un respaldo para tus almacenes.
