Uno de los objetivos principales de todo negocio es aprovechar al máximo su capacidad de producción, y para lograrlo es importante que exista un buen control del desperdicio a través de indicadores de gestión. Éstos son gráficos de fácil comprensión donde se visualiza en un período determinado (semanal o mensual) la eficiencia de la organización. De ahí, que las normas ISO exigen a las empresas que se desean certificar tener un método para medir estos resultados y garantizar la planificación.
Cabe destacar que más allá de cumplir con un requisito de certificación son muchos más los beneficios de hacer los indicadores de gestión. La razón de ello es que con estos gráficos se pueden definir oportunidades de mejora como por ejemplo: entrenamiento del personal, intervención de maquinarias, actualización de software, planificación de producción, inventarios, realización de normas estandarizadas, etcétera.
En tal sentido, es importante que toda empresa tenga un control de sus entradas y salidas, lo que por consecuencia refleja el desperdicio de material y tiempo. Sistemas como SAP reflejan estas métricas pero es más fácil de comprender por todas las partes interesadas mediante indicadores, ya que de forma sencilla se pueden explicar en una reunión o conferencia. Y una manera de organizar dicha información es utilizando Excel.
Control de desperdicio con indicadores de gestión
Realmente crear indicadores de gestión es más fácil de lo que parece gracias a las herramientas de Excel como lo son los gráficos dinámicos. Sin embargo, resulta fundamental saber qué se desea obtener al momento de hacer este trabajo, puesto que de este modo se mostrará la información de interés o al menos la que se desea evaluar y mejorar en caso de ser necesario. Un ejemplo común es el desperdicio, pero también puede ser la eficiencia de las ventas, de la producción, de los inventarios de almacenes principales y las actividades pendientes sobre el mantenimiento de maquinarias.
Ahora bien, una vez definido lo antes señalado entonces los pasos a seguir para crear indicadores de gestión son:
- Organizar la información: en función de lo que se desea obtener con los indicadores de gestión es primordial crear una tabla, la cual alimentará a los gráficos. La data puede provenir de sistemas como SAP o ser cargados manualmente pero de forma correcta, es decir, con nombres estandarizados para que no existan problemas en el agrupamiento o suma de un determinado producto o servicio. Para ello sólo debes hacer clic en una de las casillas del Excel, presionar en la barra de herramientas la opción de insertar, seguido de “Tabla” y seleccionar toda la sección que vamos a utilizar.
- Insertar gráficos: ahora en la misma opción de “Insertar” debes hacer clic en el despliegue de “Tabla dinámica” donde podrás presionar “Gráfico dinámico” y te pedirá una tabla de información que fue la creada en el paso anterior. Aquí tienes la opción de crear el gráfico en la misma hoja de cálculo o en una nueva, siendo esta última la más recomendable puesto que a efectos de análisis de indicadores sólo interesa el resumen de la data en un lapso específico.
- Asignación de ejes: en este punto es fundamental saber los números que se desean analizar: ventas, producción, desperdicio, porque son los que arrastremos a la sección que se llama “Valores”. Por su parte definir qué períodos se quieren comparar para poder arrastras a “Campos de leyenda” esta data, un ejemplo sería saber el desperdicio de dos años. No obstante, dicha comparación se puede hacer a lo largo de los meses e incluso semanas, para ello llevamos hasta la zona de “Campos de ejes” las fechas en las que necesitamos trabajar.
- Contabilizar: dependiendo de los valores que seleccionemos para el indicador tendremos que definir si nos interesa una suma o una cuenta de los datos. En el primer caso Excel tomará en cuenta el valor de cada celda y totalizará, en el segundo contará el número de celdas. Esto se ajusta haciendo clic arriba de los valores elegidos, seguido de “Configuración de campo de valor”.
- Tipo de gráfico: por defecto la información se reflejará en barras y aunque no hay un estándar para la ilustración de indicadores son estas las más usadas. En efecto puedes elegir otro tipo de gráfico en la barra de herramientas como las líneas con marcadores, columnas y circulares. Los colores también se pueden ajustar y siempre usar los mismos para que todos estén familiarizados, frecuentemente el rojo se asocia a desperdicio y el azul o verde a productos aprobados
No hay límites: crea los gráficos necesarios
Los pasos anteriores los puedes repetir las veces que sean necesarios. Es decir, puedes hacerlo para medir el desperdicio de varias zonas del proceso o para diferentes departamentos, y es que no hay límites para crear gráficos que sirvan de soporte para los indicadores de gestión. No obstante, identifica cada uno con los títulos y ejes para que todos puedan entender la data que está contenida en cada caso.
